Kiểm soát nội bộ là gì? Làm thế nào để thực hiện kiểm soát nội bộ một cách hiệu quả? Vì sao doanh nghiệp cần có hệ thống kiểm soát nội bộ? Cùng WISE English tìm hiểu qua bài viết sau đây:
I. Kiểm soát nội bộ là gì?
Kiểm soát nội bộ (Internal control) là quá trình tổ chức kế hoạch, biện pháp và quy định nội bộ trong doanh nghiệp nhằm mục tiêu đạt được các mục tiêu đã đề ra. Giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh và giảm thiểu các rủi ro cũng như tổn thất không mong muốn.
Nói một cách khác, kiểm soát nội bộ bao gồm những công việc mà doanh nghiệp cần thực hiện để tránh những vấn đề không đáng có. Kiểm soát nội bộ là gì không chỉ là một khái niệm lý thuyết mà còn là một hệ thống thực tiễn giúp giám sát hoạt động của các hệ thống, phòng ban và cá nhân trong doanh nghiệp. Nhằm đảm bảo không xảy ra tình trạng thất thoát tài sản.
II. Mục tiêu và vai trò của kiểm soát nội bộ là gì?
Hiện nay, công tác quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam còn nhiều hạn chế. Một số doanh nghiệp nhỏ vẫn quản lý theo mô hình gia đình, trong khi các doanh nghiệp lớn lại thường đẩy trách nhiệm xuống cấp dưới. Điều này dẫn đến tình trạng kiểm soát không chặt chẽ, đôi khi gây ra hiểu lầm trong nội bộ dẫn đến thất thoát tài sản lớn.
Theo báo cáo COSO 2013, hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm ba mục tiêu chính:
- Mục tiêu hoạt động: Đảm bảo sử dụng hiệu quả nguồn lực nhân lực, tài lực và vật lực.
- Mục tiêu báo cáo: Đảm bảo tính minh bạch và trung thực trong các báo cáo tài chính và phi tài chính.
- Mục tiêu tuân thủ: Đảm bảo tuân thủ các chính sách pháp luật và quy định của doanh nghiệp.
Chủ doanh nghiệp không cần lo lắng vì hệ thống kiểm soát nội bộ thiết lập cơ chế giám sát khách quan và các quy định có vai trò rất quan trọng:
- Hạn chế rủi ro trong kinh doanh như chất lượng sản phẩm, tiến độ thực hiện kế hoạch, và giá cả sai
- Đảm bảo số liệu kế toán và báo cáo tài chính được ghi chép chuẩn xác.
- Bảo vệ tài sản tránh tổn thất, hư hỏng và gian lận, trộm cắp nội bộ.
- Đảm bảo nhân sự tuân thủ quy định và giúp nhà quản trị sử dụng tối ưu nguồn lực. Tạo thêm niềm tin với các khách hàng và đối tác.
- Tăng cường hiệu quả công tác quản lý, đạt được mục tiêu kinh doanh lớn mang lại lợi nhuận cao.
Từ những vấn đề trên, rõ ràng rằng mỗi doanh nghiệp cần có một hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh mẽ và đa dạng để quản lý và điều hành hiệu quả.
Xem thêm: các vị trí tuyển dụng tai WISE ENGLISH
III. Các bộ phận quan trọng tạo nên hệ thống kiểm soát nội bộ là gì?
Các bộ phận quan trọng tạo nên hệ thống kiểm soát nội bộ:
3.1 Môi trường kiểm soát
Một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ là tạo ra một môi trường mà tất cả các thành viên trong công ty đều nhận thức và ủng hộ sự quan trọng của hệ thống này. Kiểm soát nội bộ được thiết lập dựa trên năm nguyên tắc chính:
- Cam kết về tính trung thực và giá trị đạo đức: Tổ chức cần thể hiện sự cam kết mạnh mẽ đối với tính trung thực và các giá trị đạo đức. Điều này hình thành nên văn hóa của tổ chức. Lãnh đạo nên là tấm gương sáng cho nhân viên noi theo.
- Độc lập và giám sát của hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị phải chứng minh sự độc lập và thực hiện công tác giám sát chặt chẽ đối với sự phát triển và hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Thiết lập quy trình báo cáo: Các nhà quản lý cần xây dựng quy trình báo cáo phù hợp để đảm bảo việc đạt được các mục tiêu đã đề ra.
- Cam kết tuyển dụng nhân viên có năng lực: Doanh nghiệp phải cam kết việc tuyển dụng những nhân viên có đủ năng lực thông qua một quy trình tuyển dụng rõ ràng và hiệu quả.
- Trách nhiệm báo cáo: Các cá nhân trong tổ chức cần phải chịu trách nhiệm báo cáo công việc theo yêu cầu của cấp trên.
3.2 Đánh giá rủi ro
Dù quy mô của doanh nghiệp có lớn đến đâu thì việc tránh khỏi hoàn toàn các rủi ro bên trong và bên ngoài là rất khó. Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập nhằm kiểm soát những rủi ro này. Một số biện pháp đánh giá rủi ro hiệu quả bao gồm:
- Ban quản lý tập trung hướng dẫn nhân viên nhận biết tác hại có thể xảy ra khi rủi ro xuất hiện.
- Doanh nghiệp chuẩn bị sẵn các giải pháp và phương án dự phòng để có thể hành động kịp thời, giảm thiểu thiệt hại và tổn thất lớn.
- Đặt ra các mục tiêu cụ thể để nhân viên có thể dựa vào đó triển khai công việc theo đúng trình tự, kế hoạch và quy định.
3.3 Hoạt động kiểm soát
Các yếu tố sau được đáp ứng, hoạt động kiểm soát của doanh nghiệp sẽ đạt chất lượng tốt:
- Xác định chỉ tiêu tài chính và hoạt động cơ bản: Doanh nghiệp cần thiết lập các chỉ tiêu tài chính và chỉ tiêu hoạt động cơ bản để làm cơ sở lập kế hoạch và kiểm soát hoạt động sản xuất, từ đó điều chỉnh các hoạt động theo mục tiêu đã đặt ra.
- Tổng hợp và công bố kết quả sản xuất: Doanh nghiệp nên tổng hợp và công bố kết quả sản xuất, so sánh với các chỉ tiêu và định mức đã đặt ra, đồng thời thực hiện các điều chỉnh và bổ sung cần thiết kịp thời.
- Quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ rõ ràng: Phân chia rõ ràng quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ trong việc cấp phép, phê duyệt các vấn đề tài chính với sự phân biệt rõ ràng giữa kế toán và thư ký.
- Văn bản quy định thẩm quyền phê duyệt: Ban hành các văn bản quy định về người có thẩm quyền và thẩm quyền phê duyệt tất cả hoặc một số loại vấn đề tài chính.
- Lưu giữ bằng chứng tài liệu: Lưu giữ đầy đủ bằng chứng dưới dạng tài liệu để phân biệt rõ ràng giữa công việc đã thực hiện và công việc giám sát, bao gồm việc xác định các cá nhân chịu trách nhiệm về các sai sót.
3.4 Thông tin và truyền thông
Hệ thống kiểm soát nội bộ thông tin và truyền thông đóng vai trò quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, giúp bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật và hiệu quả của thông tin trong tổ chức.
Các bộ phận chính cấu thành hệ thống này bao gồm:
- Chính sách và quy trình: Các chính sách và quy trình cần được xác định rõ ràng và thực hiện đầy đủ để bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật hiệu quả thông tin và truyền thông. Điều này bao gồm các quy định về thu thập, lưu trữ, sử dụng và chia sẻ thông tin, cùng với các biện pháp đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của thông tin.
- Người quản lý: Những người quản lý phải có kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn về thông tin và truyền thông để quản lý hệ thống kiểm soát nội bộ một cách hiệu quả và bảo mật.
- Hệ thống công nghệ thông tin: Hệ thống công nghệ thông tin, bao gồm phần mềm, phần cứng và mạng, phải được thiết lập để bảo đảm tính toàn vẹn và bảo mật của thông tin. Các công nghệ bảo mật cần thiết có thể bao gồm phần mềm diệt virus, tường lửa, mã hóa và chứng thực.
- Nhân viên: Nhân viên cần được đào tạo về quy trình kiểm soát nội bộ thông tin và truyền thông phải tuân thủ các chính sách và quy trình đã được đề ra.
- Kiểm tra và đánh giá: Hệ thống kiểm soát nội bộ thông tin và truyền thông phải được kiểm tra và đánh giá định kỳ để đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật. Điều này bao gồm kiểm tra hệ thống, quy trình và nhân viên.
3.5 Giám sát
Khâu giám sát trong kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá chất lượng và đảm bảo việc triển khai cũng như cải tiến quy trình làm việc. Quy trình giám sát sẽ diễn ra thuận lợi nếu:
- Hệ thống báo cáo phát hiện sai sót: Doanh nghiệp cần có hệ thống báo cáo hiệu quả để phát hiện và ghi nhận các sai sót so với các quy định đã đặt ra.
- Khắc phục sai lầm: Doanh nghiệp phải nhanh chóng khắc phục các sai lầm khi bộ phận giám sát phát hiện và chỉ ra các vấn đề.
- Nhân viên giám sát có năng lực: Việc giám sát cần được thực hiện bởi những nhân viên có năng lực chuyên môn cao, đảm bảo rằng quá trình kiểm tra và đánh giá được thực hiện một cách chính xác và hiệu quả.
- Kiểm toán xác định sai lầm: Các sai lầm và khúc mắc trong hệ thống phải được kiểm toán phát hiện, xác định và báo cáo lên cấp trên để xem xét và xử lý kịp thời.
IV. Làm thế nào để hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả
Trong thực tế, không có một công thức chung hoàn hảo để giải quyết và hạn chế tất cả những hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ trong một công ty. Dù có các quy tắc và biện pháp kiểm soát tiêu chuẩn, sự thành công của hệ thống kiểm soát phụ thuộc vào nhiều yếu tố, với yếu tố con người đóng vai trò đặc biệt quan trọng.
Để đạt được hiệu quả tốt nhất, cần sự hợp tác và tuân thủ từ tất cả các thành viên trong tổ chức, cùng với việc xây dựng và duy trì các quy tắc và quy trình kiểm soát cẩn thận. Một số biện pháp cụ thể có thể áp dụng để tăng cường kiểm soát và giảm thiểu rủi ro bao gồm:
- Tách biệt trách nhiệm: Đảm bảo rằng các vai trò như duyệt chi và ghi sổ sách được phân chia rõ ràng. Thay vì để một người đảm nhận cả hai vai trò, cần thiết lập quy trình quản lý chặt chẽ để mọi khoản chi đều phải qua quá trình xác minh và duyệt.
- Trả lương cao và kênh thông tin riêng: Đưa ra mức lương cạnh tranh cho các nhân viên làm việc trong các bộ phận quan trọng như kiểm tra nguyên vật liệu. Đồng thời, cần quy định rằng hành vi gian lận sẽ dẫn đến sa thải ngay lập tức. Điều này tạo động lực cho nhân viên tránh các hành vi gian lận. Ngoài ra, cần có kênh thông tin riêng để giám sát hoạt động xuất nhập nguyên vật liệu.
- Quy trình kiểm soát đa chiều: Thiết lập quy trình kiểm soát chi tiết và thực hiện kiểm tra chéo giữa các phòng ban giúp đảm bảo rằng tất cả các hoạt động liên quan đến bán hàng, kế toán và thủ kho đều tuân thủ quy trình chặt chẽ. Điều này giúp kiểm soát từ việc đặt hàng đến giao hàng và ghi vào sổ sách.
- Ban kiểm soát nội bộ: Một số công ty thành lập phòng kiểm tra kiểm toán nội bộ và ban kiểm soát để giám sát hoạt động của ban điều hành. Công việc của họ bao gồm kiểm tra các hợp đồng, đảm bảo thủ tục đúng quy trình và kiểm tra quỹ, từ đó đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ trong toàn bộ tổ chức.
Các biện pháp này giúp tăng cường hệ thống kiểm soát nội bộ và giảm thiểu các rủi ro, từ đó góp phần nâng cao tính hiệu quả và minh bạch trong hoạt động của doanh nghiệp.
V. Điều kiện để trở thành nhân viên kiểm soát nội bộ là gì?
Yêu cầu tuyển dụng của mỗi doanh nghiệp sẽ khác nhau. Dưới đây là những yêu cầu cơ bản cần có mà người làm ở vị trí này phải đáp ứng:
5.1 Kiến thức chuyên môn vững chắc
Kiểm soát nội bộ liên quan mật thiết đến tài chính, vì vậy ứng viên cần có kiến thức chuyên môn vững vàng về các lĩnh vực tài chính, kinh tế, luật kinh doanh, và các quy định pháp lý liên quan.
Để đáp ứng yêu cầu này, ứng viên nên có nền tảng học vấn từ các trường đại học uy tín trong các chuyên ngành như kế toán, kiểm toán, tài chính, ngân hàng, hoặc các lĩnh vực liên quan. Điều này đảm bảo ứng viên có đủ kiến thức và hiểu biết cần thiết để thực hiện hiệu quả công việc kiểm soát nội bộ.
5.2 Khả năng ngoại ngữ, tin học
Nhiều công việc hiện nay đều cần ứng viên có khả năng ngoại ngữ để phục vụ công việc. Nếu làm việc trong môi trường quốc tế, các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài thì khả năng ngoại ngữ là một điều cần thiết. Ngoài ra việc thành thạo về các kỹ năng tin học giúp cho nhân viên kiểm soát nội bộ dễ dàng xử lý tốt các dữ liệu công việc.
5.3 Khả năng quản lý, kiểm soát nội bộ là gì
Kỹ năng quản lý và kiểm soát nội bộ giúp đảm bảo quy trình dự án và tài chính của doanh nghiệp được giám sát một cách hiệu quả. Hơn nữa, kỹ năng này còn hỗ trợ chuyên viên kiểm soát nội bộ trong việc dự báo các thách thức, rủi ro và cơ hội mà doanh nghiệp có thể đối mặt trong tương lai.
5.4 Kỹ năng giao tiếp
Nhân viên kiểm soát nội bộ không chỉ tập trung vào các con số mà còn cần kỹ năng giao tiếp rất quan trọng. Họ sẽ đại diện cho công ty làm việc với các cơ quan kiểm toán khác để trao đổi về những vấn đề liên quan. Vì vậy, sự tự tin, kinh nghiệm và kiến thức là rất cần thiết để họ có thể xử lý công việc một cách hiệu quả.
5.5 Kỹ năng ứng biến
Do tính chất công việc, kiểm soát viên thường phải đối mặt với những vấn đề và tình huống bất ngờ, do đó, khả năng ứng biến là rất cần thiết. Ví dụ, trong quá trình kiểm soát, nếu giấy tờ liên quan bị thất lạc gây trở ngại cho công việc, họ cần nhanh chóng ứng biến để đảm bảo tiến độ công việc không bị ảnh hưởng.
5.6 Tư duy phản biện
Tư duy phản biện là khả năng duy trì suy nghĩ độc lập, lập trường vững chắc, và phản hồi các ý kiến trái chiều. Khi sở hữu tư duy phản biện, bạn có thể phát hiện sai sót hoặc thất thoát trong doanh nghiệp, báo cáo lên cấp trên và đề xuất hướng xử lý thích hợp.
5.7 Nhanh nhạy, cẩn thận và trung thực
Trong công việc kiểm soát nội bộ, sự nhanh nhạy, cẩn thận và trung thực là yếu tố then chốt để giải quyết các vấn đề bất ngờ. Đặc biệt, khi thực hiện rà soát và đối chiếu ngân sách, tính trung thực và sự cẩn thận giúp kiểm soát viên phát hiện sai phạm và tránh các sai lầm đáng tiếc.
5.8 Khả năng làm việc cường độ cao
Một kiểm soát viên phải đảm nhận lượng công việc lớn, đặc biệt vào các giai đoạn yêu cầu kiểm soát cuối quý và cuối năm. Áp lực công việc và thời gian lớn đòi hỏi họ phải nâng cao khả năng chịu đựng áp lực để có thể trụ vững và tiến xa hơn trong nghề.
VI. Lợi ích của chứng chỉ CMA với kiểm soát nội bộ là gì?
Chương trình CMA cung cấp kiến thức và kỹ năng thiết yếu để xây dựng và duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả trong doanh nghiệp. Khóa học giúp học viên hiểu biết về tài chính, kiểm toán, quản lý rủi ro, và quản lý chi phí, đồng thời cải thiện các biện pháp kiểm soát và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động doanh nghiệp.
- Nâng cao năng lực chuyên môn: Chương trình CMA trang bị các phương pháp kiểm soát nội bộ giúp phát hiện và ngăn chặn hành vi gian lận, tham nhũng, và lạm dụng quyền lực, từ đó bảo vệ công ty khỏi thiệt hại.
- Tăng cơ hội việc làm: Chứng chỉ CMA được công nhận toàn cầu, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm việc làm trong lĩnh vực kiểm soát nội bộ.
- Nâng cao khả năng đề xuất và phản hồi: Người sở hữu chứng chỉ CMA có khả năng đưa ra đề xuất hợp lý về kiểm soát nội bộ và phản hồi nhanh chóng khi gặp vấn đề.
- Nâng cao uy tín cá nhân: CMA là chứng chỉ uy tín trong lĩnh vực quản trị tài chính và kế toán, giúp nâng cao uy tín cá nhân và tạo niềm tin từ đối tác và khách hàng.
- Nâng cao hiệu suất công ty: Các chuyên gia CMA có thể giúp công ty cải thiện hiệu suất hoạt động qua việc áp dụng các biện pháp kiểm soát nội bộ hiệu quả, đảm bảo hoạt động trong môi trường minh bạch và chuyên nghiệp.
VII. Mức lương và quyền lợi của nhân viên kiểm soát nội bộ
Do tính chất công việc đòi hỏi chuyên môn cao, mức lương của nhân viên kiểm soát nội bộ thường dao động từ 8 đến 30 triệu đồng mỗi tháng. Mức lương cụ thể có thể thay đổi tùy thuộc vào quy mô của doanh nghiệp, trình độ chuyên môn, và kinh nghiệm làm việc của nhân viên. Ngoài mức lương cạnh tranh, nhân viên còn được hưởng nhiều phúc lợi hấp dẫn theo quy định của từng đơn vị làm việc.
VIII. Tuyển dụng kiểm soát nội bộ tại WISE English
Tại WISE English, vị trí kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì, cải thiện hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty. Người đảm nhiệm vị trí này sẽ thực hiện các kiểm tra và đánh giá thường xuyên để đảm bảo rằng các quy trình tài chính và hoạt động được thực hiện chính xác và hiệu quả.
Nhiệm vụ chính bao gồm việc phát hiện và báo cáo các vấn đề tiềm ẩn, đề xuất các biện pháp khắc phục và cải tiến quy trình nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty. Ứng viên lý tưởng cho vị trí kiểm soát nội bộ tại WISE English cần có trình độ học vấn phù hợp. Với ít nhất bằng đại học chuyên ngành Kế toán, Tài chính hoặc các ngành liên quan.
Kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực kiểm soát nội bộ, kế toán hoặc tài chính là một lợi thế, đặc biệt là từ 2-3 năm. Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề, cùng với khả năng giao tiếp tốt và làm việc độc lập, là rất cần thiết. Ứng viên cũng cần có sự cẩn thận, tỉ mỉ và khả năng làm việc dưới áp lực cao.
Tham gia vào đội ngũ kiểm soát nội bộ của WISE English không chỉ mang đến cơ hội phát triển nghề nghiệp mà còn giúp bạn làm việc trong một môi trường chuyên nghiệp và năng động. Công ty cam kết cung cấp các khóa đào tạo và cơ hội học hỏi liên tục để nâng cao kỹ năng và kiến thức của nhân viên.
Hy vọng qua bài viết này đã cung cấp đầy đủ được thông tin về kiểm soát nội bộ là gì? Các công việc của kiểm soát nội bộ, bạn có phù hợp với công việc kiểm soát nội bộ hay không? Nếu bạn cảm thấy mình phù hợp với vị trí kiểm soát nội bộ tại WISE English, vui lòng gửi hồ sơ ứng tuyển của bạn, bao gồm CV và thư xin việc. Đến địa chỉ email: recruitment@wiseenglish.vn hoặc qua trang web tuyển dụng của công ty.
Hãy chắc chắn rằng hồ sơ của bạn nêu rõ kinh nghiệm làm việc, kỹ năng và lý do bạn muốn gia nhập đội ngũ của chúng tôi. Chúng tôi rất mong chờ được làm việc với những ứng viên tài năng và đầy nhiệt huyết.
Xem thêm các nội dung khác:
Khóa học tiếng anh online cho người bận rộn
