Một buổi training của CEO WISE ENGLISH cho toàn thể nhân viên của trung tâm với chủ đề “Mô hình quản trị OKRs” – Mô hình quản trị hiện đại mà mọi doanh nghiệp hàng đầu thế giới sử dụng.
I. Nguyên lý hoạt động của OKRs
OKRs (Objectives and Key results) là một phương pháp quản trị doanh nghiệp, trong đó doanh nghiệp định lượng và tạo ra những Kết quả then chốt (key results) cụ thể nhằm hiện thực hóa Mục tiêu (Objectives) trong một thời hạn nhất định, thường là theo quý. Tất cả những mục tiêu và kết quả then chốt đều được công khai minh bạch trong toàn thể công ty.
OKR được xây dựng xoay quanh hai câu hỏi khác nhau.
- Mục tiêu (Objective): Tôi muốn đi đâu?
- Kết quả then chốt (Key Result): Tôi đến đó bằng cách nào?
- OKRs dành cho những người tham vọng, luôn muốn tiến bộ
OKRs hoạt động dựa tên những nguyên tắc sau:
- Tính tham vọng: Objective luôn được thiết lập cao hơn ngưỡng năng lực
- Tính đo lường được: Key Result được gắn với các mốc có thể đo lường được.
- Tính minh bạch: Tất cả thành viên từ CEO đến thực tập sinh đều có thể theo dõi OKRs của tổ chức.
- Tính hiệu suất: OKRs không được dùng để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên
Lưu ý:
- Một hệ thống OKRs tốt là một hệ thống có 40% đến 60% OKRs được tạo ra từ dưới lên
- Thời hạn cho toàn bộ việc thiết lập OKRs quý tiếp theo bắt đầu từ ngày 15 của tháng cuối quý đến tối đa ngày 15 của tháng đầu quý tiếp theo.
Có 2 kiểu mục tiêu: Mục tiêu tham vọng và Mục tiêu cam kết
Với mục tiêu tham vọng, đạt được 60% hay 70% là tốt.
Với mục tiêu cam kết, đạt được 100% mới là tốt.
II. Các bước xây dựng OKRs
Bước 1. Nhân viên tập xây dựng ý tưởng về mục tiêu của công ty
Các nhân viên trả lời câu hỏi “Điều gì là quan trọng với Công ty trong quý tới, nếu các bạn là CEO”?
Bước 2. Lựa chọn và công bố mục tiêu công ty
Lãnh đạo họp và lựa chọn mục tiêu Công ty trong quý tới và năm tới. (tham khảo thêm Balanced Scorecard)
- Chọn khoảng 3 mục tiêu (tối đa là 5)
- Công bố mục tiêu (lưu ý công bố “Why”)
Bước 3. Các cá nhân tự viết mục tiêu của riêng mình
Các CBNV trong Công ty (lãnh đạo phòng, trưởng nhóm, nhân viên) dựa trên mục tiêu (Objectives) của Công ty để xây dựng KEY RESULTS của mình.
Lưu ý: Các cá nhân không được phép tham khảo OKRs của nhau!
Ví dụ: Nhân viên kinh doanh 1:
- Tạo ra doanh số mới ấn tượng (O)
Tiếp cận 10 khách hàng mới,có quy mô lớn (KR)
Chủ động lập kế hoạch và thuyết minh với 10 khách hàng mới để tiếp cận (KR)
Lấy được ít nhất 3 hợp đồng với trung bình ngân sách xyz vnd (KR)
- Nâng cấp bản thân bằng các kĩ năng mới (O)
Học ít nhất 3 khóa học cần thiết tham khảo từ bộ phận nhân sự (KR)
Tốt nghiệp loại giỏi ít nhất khóa học tham gia (KR)
Thuyết trình trước nhóm về 1 khóa học có ích nhất với cả nhóm (KR)
Sau khi mỗi người có bộ OKRs của riêng mình (bao gồm Lãnh đạo phòng/ trưởng nhóm), mỗi nhóm tổ chức các buổi họp chung để chia sẻ về mục tiêu của từng người, và bàn bạc.
Người trưởng nhóm có cơ hội tìm hiểu quan điểm, góc nhìn của mỗi thành viên, sau đó Trưởng nhóm sẽ điều chỉnh bộ OKRs của mình, chia sẻ với cả nhóm và thống nhất.
Bước 4. Họp chéo các trưởng nhóm, lãnh đạo phòng
Quy tắc là: khi OKRs của nhóm tôi liên quan đến các phòng khác, tôi cần chia sẻ mục tiêu của mình và đàm phán với mục tiêu của họ.
Nếu sự đàm phán không thành công, mỗi người tự xem lại các ưu tiên của mình, có thể phải dời lại sang quý tiếp theo.
Bước 5. Giám đốc tạo và công bố OKRs công ty
Giám đốc họp 1:1 hoặc họp chung toàn các trưởng nhóm, lãnh đạo phòng, và tạo ra OKRs toàn Công ty.
Bước 6. Các trường nhóm điều chỉnh bộ của mình
Từ OKRs của công ty, các trưởng nhóm sẽ tự điều chỉnh mục tiêu của mình, sau đó từng người họp với BGĐ để đàm phán và họp chung các phòng ban khác để tạo ra các liên kết chéo.
Bước 7. Nhân viên tạo OKRs
Nhân viên sẽ tiếp tục tự tạo mục tiêu cá nhân, và đàm phán với trưởng nhóm qua các cuộc họp 1:1, tạo liên kết chéo với các thành viên khác trong nhóm.
Bước 8. Kiểm tra liên kết chéo
- Liệt kê các nhóm hoặc cá nhân cần được liên kết với OKRs của bạn (thường là 3-10)
- Danh sách liên kết có thể khác nhau giữa các mục tiêu và liệt kê nó với tất cả mọi người
- Xác nhận danh sách với người quản lý của bạn
- Trình bày OKRs của bạn cho mỗi người trong danh sách. Xác nhận nó bằng một cuộc trao đổi ngắn (Trực tiếp hoặc từ xa, không nhất thiết chỉ bằng email)
- Trong suốt cuộc trao đổi, hãy kiểm tra xem nó có liên kết không
- Điều chỉnh mục tiêu của bạn dựa trên phản hồi và lặp lại.
- Nếu 1 trong các OKRs của bạn (hoặc Kết quả then chốt) phụ thuộc vào một nhóm khác có các ưu tiên khác nhau trong quý này, bạn nên tìm một giải pháp thay thế hoặc hoãn OKRs.
Bước 9. Kiểm tra chất lượng OKRs
Mỗi người xem lại tiêu chuẩn viết OKRs của mình để xem đúng chuẩn chưa.
Bước 10. Công khai OKRs
Dùng file excel online và in OKRs của mỗi người dán ở bàn làm việc!
III. Điều cần thiết để viết tốt một OKRs
Mục tiêu: định tính, tức không chứa số, và phải hào hứng. Nếu không hào hứng cho việc chinh phục mục tiêu, thì nó chưa đủ “cảm hứng”.
Kết quả chính: định lượng, phải chứa số, cụ thể, có thời hạn, khó làm nhưng không phi lý, có thể đo lường và kiểm chứng được. Kết quả chính không phải là danh sách công việc cần làm.
Câu hỏi đặt ra sau khi viết OKRs: nếu các Kết quả chính đều được hoàn thành, thì tôi đã đạt được Mục tiêu? Nếu câu trả lời là chưa thì có nghĩa là bạn đang tạo ra Kết quả chính sai, hãy sửa đổi hoặc bổ sung.
IV. Các sai lầm nên tránh khi viết OKRs
- Có quá nhiều Mục tiêu và Kết quả chính
- Mục tiêu được phát biểu quá ‘‘hiền’’, không tạo cảm giác hào hứng khi thực hiện
- Mục tiêu không phục vụ mục tiêu của công ty, nhóm (Ví dụ Mục tiêu: Mua xe máy mới cho bản thân trong quý tới)
- Các Kết quả chính như một danh sách công việc cần làm
- Kết quả chính không chứa số
- Kết quả chính không thể đo lường hay chứng minh
- Kết quả chính không đo lường giá trị cụ thể mà chỉ đo lường việc hoàn thành hành động (Ví dụ kết quả chính: ‘‘Đọc xong 5 cuốn sách’’ sẽ không tốt bằng ‘‘Ghi nhớ 20 điều quan trọng từ 5 cuốn sách’’)
- Kết quả chính dù hoàn thành nhưng Mục tiêu vẫn chưa hoàn thành
OKRs là mô hình giúp liên kết nội bộ tổ chức bằng việc liên kết mục tiêu của công ty, mục tiêu phòng ban cùng mục tiêu cá nhân tới các kết quả cụ thể. Nó rất cần thiết cho doanh nghiệp, vào đầu mỗi quý, các công ty có thể thảo luận thay đổi dựa trên quy mô công ty, tuy nhiên về cơ bản thì mỗi lãnh đạo phòng ban sẽ phân tích mức điểm OKRs đạt được và đưa ra đề xuất thay đổi cho quý tiếp theo. Ban lãnh đạo nhà WISE đã có buổi chia sẽ kiến thức đầy quan trọng với các bạn nhân viên của mình và hi vọng sau buổi chia sẽ này các bạn sẽ có thêm kiến thức và có thể tự xây dựng được mục tiêu cho bản thân để phát triển công ty.
Hãy vào WISE để cùng khám phá thêm nhiều thông tin thú vị và bổ ích hơn nhé!
