Bạn đã bao giờ tự hỏi trợ lý giám đốc làm gì trong môi trường doanh nghiệp? Vai trò của trợ lý giám đốc không chỉ đơn thuần là hỗ trợ các nhiệm vụ hành chính mà còn đóng góp tích cực vào việc quản lý và tổ chức công việc. Tìm hiểu chi tiết thêm cùng WISE English về công việc, trách nhiệm và kỹ năng cần có của một trợ lý giám đốc qua bài viết dưới đây.
I. Trợ lý giám đốc làm gì?
Trợ lý giám đốc (Assistant Manager) là thư ký cấp cao làm việc trực tiếp với lãnh đạo. Hỗ trợ và đảm bảo các công việc của giám đốc diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Những người này thường được ví như cánh tay phải đắc lực.
Do đó, người làm việc ở vị trí này cần phải có tầm nhìn, kinh nghiệm và khả năng giải quyết vấn đề trong mọi tình huống. Ngoài việc hỗ trợ và hoàn thành các công việc được giao, bạn còn cần có tính chủ động, chu toàn nhất khi giám đốc vắng mặt.
II. Trợ lý giám đốc làm những việc gì?
Trợ lý giám đốc có thể đảm nhận nhiều nhiệm vụ khác nhau, tùy thuộc vào quy mô và cấp bậc của cấp trên. Vậy trợ lý giám đốc làm gì trong thực tế? Dưới đây là những nhiệm vụ cơ bản mà vị trí này thường đảm nhận:
- Sắp xếp các cuộc họp, thông báo đến các quản lý cấp cao trong công ty và lập biên bản nội bộ chính thức gửi cho họ.
- Quản lý, giám sát thực hiện công việc theo chỉ thị của cấp trên
- Lập báo cáo kết quả định kỳ cho giám đốc và trưởng phòng ban công ty
- Đưa ra sáng kiến và đề xuất các giải pháp để xử lý hiệu quả các vấn đề trong và ngoài công ty.
- Trợ giúp giám đốc, đưa ra các chiến lược phát triển công ty và triển khai xuống các phòng ban khi có chỉ thị.
- Soạn thảo các công văn, tài liệu theo sự chỉ đạo của ban giám đốc
- Chuẩn bị các tài liệu cần thiết và tham gia các cuộc họp theo yêu cầu của tổng giám đốc
- Hỗ trợ các công việc đối ngoại
III. Vai trò trợ lý tổng giám đốc
Trợ lý giám đốc góp sức trong việc giúp giám đốc tôi ưu hiệu suất làm việc. Ngoài việc tổ chức, đóng góp ý kiến, giao tiếp, ra quyết định, trợ lý còn có trách nhiệm quản lý nhân sự, tài chính và bao quát các công việc trong tổ chức. Để làm trợ lý giám đốc, việc nắm rõ trợ lý giám đốc cần làm gì là vô cùng quan trọng.
Ngoài ra người đảm nhận vị trí này đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong việc tiếp cận với các thông tin bảo mật quan trọng của doanh nghiệp. Việc này tạo cho trợ lý giám đốc áp lực rất lớn trong công việc. Vì lý do này nên không phải ai cũng có thể chuyên nghiệp trong vai trò trợ lý giám đốc.
Một khi đảm nhận vị trí này cần phải đảm bảo bản thân đủ sức gánh vác được các vấn đề xảy ra. Tuy nhiên, Trợ lý là người làm việc trực tiếp với giám đốc nên học có nhiều cơ hội học hỏi và tiếp xúc nhiều hơn trong công việc. Nhờ đó người ở vị trí này có nhiều tiềm năng để đi nhanh hơn trên lộ trình công việc trở thành một giám đốc.
IV. Tố chất kỹ năng cần có của một trợ lý giám đốc
Theo bạn, với những mô tả, vai trò công việc như trên thì nhà tuyển dụng sẽ có những yêu cầu cho vị trí trợ lý giám đốc là gì?
4.1 Khả năng thích nghi
Đối với tính chất công việc này, trợ lý giám đốc cần làm gì là điều quan trọng mà bạn cần hiểu rõ. Trợ lý giám đốc cần phải biết, hiểu rõ tầm nhìn bao quát để hỗ trợ tốt cho giám đốc của mình. Phải thường xuyên cùng với giám đốc đối mặt với nhiều rủi ro, tình huống khẩn cấp.
Do vậy, bạn cần có khả năng thích nghi cao và tính linh hoạt trong công việc để có thể hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao. Nếu khả năng thích nghi kém, dễ bỏ cuộc, áp lực từ công việc và cấp trên sẽ làm bạn khó có thể gắn bó với công việc lâu dài.
4.2 Kỹ năng làm việc độc lập
Không một người sếp nào muốn trợ lý của mình chỉ biết “Chỉ đâu đánh đó”. Người trợ lý cần có kỹ năng làm việc độc lập, chủ động, có ý thức tự giác. Người đảm nhận vị trí này cần có chuyên môn cao, đóng góp được nhiều ý kiến cho các lãnh đạo. Đôi khi còn thay mặt giám đốc thực hiện các công việc với trọng trách lớn.
4.3 Chủ động trong công việc
Trợ lý giám đốc cần làm những gì để đảm bảo công việc được hoàn thành hiệu quả? Trợ lý giám đốc cần phải chủ động trong công việc, bởi ngoài các công việc được giao sẽ có những chi tiết nhỏ cần người trợ lý tinh tế nhận ra để giải quyết. Thay vì chờ giám đốc nhắc nhở từng chút một, thì người luôn thấu hiểu phong cách làm việc, những mong muốn và giám đốc khiến họ hài lòng.
4.4 Tham mưu
Một người trợ lý cần có kỹ năng đóng góp, đưa ra các sáng kiến hỗ trợ giám đốc trong việc ra quyết định. Kỹ năng này giúp trợ lý giám đốc có những phân tích và đề xuất đưa ra các quyết định đúng đắn.
Vị trí này đòi hỏi người đảm nhận có khả năng đọc hiểu và phân tích trong công việc . Đưa ra đánh giá chính xác về tình hình kinh doanh, thị trường công hiện nay và yếu tố ảnh hưởng đến công ty.
4.5 Kỹ năng công nghệ
Đối với nhân viên văn phòng hiện nay, kỹ năng về công nghệ gần như là bắt buộc. Vị trí trợ lý giám đốc càng đòi hỏi kỹ năng sử dụng máy tính và chủ động tìm hiểu các phần mềm công nghệ hỗ trợ trong công việc.
Ngày nay, hầu hết mọi hoạt động của doanh nghiệp đều tối ưu bằng công nghệ giúp tiết kiệm thời gian và hiệu quả hơn. Đồng thời đề xuất với giám đốc sử dụng các công nghệ này tối ưu hơn cho hoạt động của công ty.
4.6 Khả năng đưa ra quyết định độc lập
Để đề phòng trường hợp khi giám đốc đi công tác, không có mặt tại công ty thì trợ lý phải có trách nhiệm giám sát mọi thứ. Do đó, người ở vị trí này nên có kỹ năng đánh giá và đưa ra quyết định độc lập để khi gặp tình huống khẩn cấp có thể linh hoạt giải quyết hiệu quả.
Tất cả những gì quan sát được từ giám đốc, đưa ra các câu trả lời trợ lý giám đốc cần làm gì đối với tình huống này khi đặt mình vào giám đốc. Đây cũng là kỹ năng để hình thành tư duy và có tầm nhìn của một người giám đốc trong tương lai.
4.7 Khả năng làm việc “multitasking”
Trợ lý giám đốc phải phụ trách nhiều công việc khác nhau trong một ngày. Có khả năng multitasking là điều bắt buộc để trở thành một trợ lý giám đốc. Khả năng này đảm bảo mọi mục tiêu đều đạt kết quả tốt đúng thời gian dự kiến.
4.8 Kỹ năng tổ chức và quản lý
Công việc của trợ lý giám đốc là lên lịch trình và sắp xếp công việc cho giám đốc. Vì vậy, kỹ năng tổ chức và quản lý là cần thiết. Tuy vậy, bạn cũng cần phải đảm bảo luôn hoàn thành công việc của mình.
4.9 Có kiến thức về kinh doanh
Các giám đốc thường giỏi về kinh doanh để thúc đẩy doanh thu và lợi nhuận. Làm trợ lý giám đốc, bạn cần trau dồi kiến thức để hiểu và hỗ trợ giám đốc hiệu quả. Điều này không chỉ giúp bạn làm việc tốt hơn mà còn mở ra cơ hội phát triển sự nghiệp.
V. Học ngành gì để làm trợ lý giám đốc
Khác với những ngành nghề có tính chất công việc đặc thù. Hiện nay, vẫn chưa có trường học hay cơ sở đào tạo nào cung cấp chương trình học chính quy và hoàn chỉnh cho công việc vị trí trợ lý giám đốc.
Tuy nhiên, công việc trợ lý giám đốc yêu cầu người làm phải có kiến thức và chuyên môn nhất định trong lĩnh vực mà công ty hoạt động. Do đó, không có sự giới hạn về chuyên ngành.
Những ứng viên muốn tiếp cận nghề này phải đáp ứng một số yêu cầu về kiến thức. Các ngành học như: Quản trị văn phòng, quản trị kinh doanh,…Có thể mang lại lợi thế nhất định cho những ai muốn theo đuổi công việc này.
VI. Mức lương trợ lý giám đốc
Thu nhập của trợ lý giám đốc thường được quyết định bởi kinh nghiệm, trình độ chuyên môn và quy mô công ty. Với yêu cầu về kiến thức và kỹ năng chuyên môn cao, công việc này thường có mức lương hấp dẫn hơn so với nhiều ngành nghề khác.
Mức thu nhập của trợ lý giám đốc dao động từ 9.000.000 đến 16.000.000 VNĐ và sẽ tăng dần theo số năm kinh nghiệm. Ngoài ra, nếu bạn trở thành cánh tay đắc lực của sếp thu nhập có thể đạt tới 45.000.000 VNĐ mỗi tháng hoặc thậm chí cao hơn. Điều này cho thấy rằng, một trợ lý giám đốc giỏi có thể nhận mức lương gấp đôi so với một thư ký thông thường.
VII. Bộ câu hỏi phỏng vấn trợ lý giám đốc
Công việc trợ lý giám đốc được nhiều người mong muốn có được. Nếu bạn quan tâm vị trí công việc này và muốn ứng tuyển. Hãy chuẩn bị câu trả lời cho các câu hỏi thường gặp sau:
- Bạn thường sắp xếp lịch trình công việc như nào? Và bạn sử dụng công cụ hỗ trợ gì cho việc sắp xếp và theo dõi lịch trình công việc?
- Bạn sẽ làm như thế nào khi có mâu thuẫn với giám đốc của mình?
- Hãy chia sẻ một vài kinh nghiệm đáng nhớ của bạn trong việc sắp xếp lại lịch trình do phát sinh không mong muốn.
- Khi phải đối mặt với nhiều deadline cùng một lúc, bạn sẽ giải quyết như nào?
- Theo bạn, điều gì là tố chất quan trọng nhất đối với một trợ lý giám đốc?
- Bạn sẽ làm gì khi một giám đốc khác yêu cầu bạn cung cấp các thông tin về giám đốc của mình?
- Bạn nghĩ khó khăn lớn nhất khi làm trợ lý giám đốc là gì và nêu cách bạn xử lý vấn đề này?
VIII. Phân biệt trợ lý giám đốc và thư ký
Trợ lý giám đốc:
- Đảm bảo công việc của giám đốc diễn ra suôn sẻ, đạt hiệu quả và tiết kiệm thời gian.
- Trực tiếp tham gia vận hành và quản trị doanh nghiệp dưới sự cho phép của giám đốc.
- Có quyền đưa ra các quyết định cho doanh nghiệp.
- Tư vấn, đóng góp ý kiến hỗ trợ việc ra quyết định.
- Hoàn toàn có thể thay giám đốc quyết định mọi việc khi giám đốc không ở công ty.
- Chức vụ cao hơn thư ký và trọng trách cao hơn
Thư ký giám đốc:
- Thực hiện các giấy tờ hành chính
- Chỉ phụ trách mảng hành chính
- Không có quyền đưa ra các quyết định
- Chưa thể đóng góp ý kiến, hỗ trợ ra quyết định của giám đốc
- Luôn tham cùng giám đốc trong hầu hết các sự kiện
IX. Ứng tuyển vị trí trợ lý giám đốc tại WISE English
WISE English thành lập với sứ mệnh giúp các bạn trẻ Việt Nam thay đổi phương pháp học tiếng Anh theo TƯ DUY NÃO BỘ (NLP) và NGÔN NGỮ để chinh phục ngôn ngữ này một cách nhanh và hiệu quả nhất. Với các phương pháp học đặc biệt như học từ 6 bước, nghe tự động,.WISE English đã giúp hàng ngàn học viên đạt IELTS 6.0, 6.5+ và giao tiếp lưu loát với người bản xứ.
Hy vọng qua những thông tin được chia sẻ trên giúp bạn có hiểu rõ trợ lý giám đốc làm gì? Học ngành gì để làm trợ lý giám đốc? Giúp bạn có sự chuẩn bị tốt hơn trong quá trình ứng tuyển và làm việc tại vị trí này. Nếu bạn yêu thích và đam mê ngành nghề này hãy nộp hồ sơ ứng tuyển ngay cho WISE ENGLISH tại đây!
Hồ sơ bao gồm:
- Đơn xin việc/CV nêu rõ kinh nghiệm.
- Sơ yếu lý lịch.
- Hộ khẩu, chứng minh nhân dân và giấy khám sức khỏe.
- Các bằng cấp có liên quan.
Nộp hồ sơ nêu rõ kinh nghiệm của mình cùng các chứng chỉ, văn bằng liên quan đến email: recruitment@wiseenglish.vn. Hoặc nộp trực tiếp tại địa chỉ: 146 Hàm Nghi, Đà Nẵng
Bài viết liên quan:
Khóa học tiếng anh Online cho người bận rộn
