Phỏng vấn xin việc là một “cửa ải” mà bất cứ ai muốn ứng tuyển vào làm việc tại một doanh nghiệp phải bước qua. Và với sự cạnh tranh cao giữa các ứng viên với nhau thì bắt buộc mọi kỹ năng của bạn phải chỉn chu và tốt hơn người khác. Cách trả lời thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp cũng không phải ngoại lệ.
Hãy cùng WISE English khám phá những bí quyết và gợi ý cần thiết để tự tin đối diện với cuộc phỏng vấn. Hãy sẵn sàng trở thành ứng viên xuất sắc và tỏa sáng trong mọi cơ hội tuyển dụng!
>>> Xem thêm: NGHỆ THUẬT HỎI THĂM KẾT QUẢ PHỎNG VẤN
I. Tầm quan trọng của việc trả lời thư mời phỏng vấn một cách chỉn chu
1. Để thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng
2. Thể hiện rõ ràng sự chuyên nghiệp của bạn và tôn trọng quy trình phỏng vấn.
3. Đảm bảo thông tin chính xác
Sự chỉn chu trong việc diễn đạt trong email giúp truyền tải thông tin một cách rõ ràng và chính xác, tránh nhầm lẫn và hiểu lầm.
4. Để tạo ấn tượng tích cực với nhà tuyển dụng
Việc viết email chỉn chu cho thấy bạn quan tâm đến chi tiết và sẵn lòng đầu tư vào việc gửi thông báo xác nhận. Điều này có thể giúp bạn tạo ấn tượng tích cực với nhà tuyển dụng và tăng cơ hội thành công trong quá trình tuyển dụng.
5. Để duy trì chất lượng giao tiếp
Email xác nhận là cách giao tiếp chính thức đầu tiên với nhà tuyển dụng. Bằng cách viết email cẩn thận, bạn giữ được chất lượng giao tiếp cao và thể hiện sự chuyên nghiệp của mình từ ban đầu.
6. Để tránh sai sót không đáng có
Việc làm việc cẩn thận khi viết email xác nhận giúp tránh những sai sót không đáng có như sai chính tả hoặc lời cầu nguyện không chính xác. Điều này giữ cho email của bạn chuyên nghiệp và đáng tin cậy.
II. Hướng dẫn cách viết thư xác nhận phỏng vấn một cách thanh lịch và đơn giản
1. Cách tạo tiêu đề cho email xác nhận tham gia phỏng vấn
Khi soạn email xác nhận phỏng vấn thì việc lựa chọn một tiêu đề phù hợp là vô cùng cần thiết. Đảm bảo tiêu đề rõ ràng để truyền đạt nội dung quan trọng của email và lôi cuốn sự chú ý của người nhận.
Điều này cũng sẽ giúp người xem nắm bắt được thông điệp email và bày tỏ sự tôn trọng của bạn.
Ngoài ra, khi chèn họ tên vào tiêu đề sẽ hỗ trợ người phỏng vấn dễ dàng nhanh chóng nhận biết tới từng ứng viên. Khi email của bạn đã chuyển đến người chủ trì phỏng vấn hoặc người quản lý tương lai thì việc chèn sẽ đem tới nhiều lợi thế đấy.
Ví dụ:
“Xác thực địa điểm thực hiện phỏng vấn: nghề nghiệp – [Họ tên] – [Ngày và giờ phỏng vấn]” hoặc “Xác thực ngày và giờ phỏng vấn – [Họ tên] – nghề nghiệp”.
2. Lời mở đầu
Khi mở đầu email bạn nên dùng lời chào trang trọng hơn “Xin chào [Tên người nhận],” hoặc “Chào [Tên người nhận],”. Tiếp theo, bạn hãy đặt thêm một lời chào ngắn hơn “Tôi biết bạn đang có một ngày tuyệt vời.” Lời mở đầu cần có tính chất trang trọng và lịch thiệp để gây ấn tượng tốt một cách thực tế người đọc email.
3. Lời cảm ơn
Sau lời mở đầu sẽ bày tỏ sự cảm ơn của bạn với người nhận đã giới thiệu bạn tham dự phỏng vấn.
Ví dụ: “Tôi thành thật cảm ơn bạn đã giới thiệu tôi tham dự phỏng vấn vào chức vụ [tên vị trí việc làm.” Ngoài ra bạn cũng nên dùng lời cảm ơn kiểu “Tôi thật vui và quý trọng dịp hôm nay để thể hiện những hiểu biết và kinh nghiệm của bản thân.” Lời cảm ơn sẽ thể hiện một thái độ vui vẻ và biết ơn với người nhận.
4. Lý do viết thư
Trong trường hợp này, nên trả lời câu hỏi thật đơn giản tại sao bạn viết email xác nhận cuộc phỏng vấn. Ví dụ như “Tôi viết email là xác nhận tham dự phỏng vấn mà tôi đã trao đổi trước đó.” Hoặc “Tôi cần xác nhận thông tin như tên, địa chỉ và ngày phỏng vấn đã được xác nhận.”
Bạn cần có các thông tin chi tiết về lịch trình, thời gian và mục đích của buổi phỏng vấn. Nếu có bất kỳ thông tin cụ thể hoặc chỉ dẫn bổ sung nào, vui lòng tham khảo chúng tại đây. Bảo đảm mọi thông tin được truyền đạt một cách ngắn gọn và dễ nhớ Dự kiến hạn chế hiểu nhầm.
5. Lời cảm ơn cuối
Kết thúc email xác nhận đã nhận cuộc phỏng vấn và vui lòng tiếp tục gửi thư khen ngợi của bạn đến người phỏng vấn đã bỏ thời gian trả lời email và trao đổi cơ hội phỏng vấn với bạn.
6. Chữ ký cuối mail
Cuối cùng, khi viết email xác nhận phỏng vấn, hãy nhớ đính kèm chữ ký cá nhân. Chữ ký nên gồm tên đầy đủ của bạn cùng các thông tin liên hệ như số điện thoại và địa chỉ email. Điều này giúp người nhận dễ dàng liên hệ lại với bạn khi cần thiết.
Ví dụ:
Trân trọng,
Nguyen Van A
Số điện thoại: 0123456789
Email: nguyenvana@gmail.com
Chữ ký cuối email tạo nên sự chuyên nghiệp và đảm bảo rằng người nhận có đủ thông tin liên hệ để tiện lợi trong quá trình liên lạc.
7. Nhắc lại thời gian và địa điểm
Trong email xác nhận, việc nhắc lại thời gian và địa điểm của cuộc phỏng vấn là một phần quan trọng.
Điều này hỗ trợ ứng viên xác định một cách chính xác thời gian và địa điểm để đến đúng giờ.
Thông tin này nên được cung cấp ngắn gọn và rõ ràng để tránh nhầm lẫn và đảm bảo sự thuận lợi cho cả hai bên.
8. Kết thư
Kết thư xác nhận phỏng vấn, ngoài việc nhấn mạnh về sự mong đợi ứng viên đến đúng giờ và chuẩn bị tốt, cần lưu ý về tính kỷ cương và tỉ mỉ trong quá trình gặp gỡ để tạo ấn tượng tốt đối với nhà tuyển dụng.
9. Tên và thông tin liên lạc của bạn
Cuối thư, đừng quên đưa ra tên và thông tin liên lạc của người gửi. Thông tin này thường là của người phụ trách tuyển dụng hoặc người chịu trách nhiệm về quá trình phỏng vấn.
Điều này giúp ứng viên có thể liên hệ hoặc đặt câu hỏi nếu cần thiết, trước hoặc sau cuộc phỏng vấn.
Hãy nhớ rằng việc kết thúc thư một cách lịch sự và chuyên nghiệp sẽ tạo ấn tượng tích cực và tôn trọng đối với ứng viên.
>>> Xem thêm: TIPS TRANG PHỤC NHẤT ĐỊNH KHÔNG ĐƯỢC BỎ QUA KHI PHỎNG VẤN
III. Những lưu ý quan trọng trong quá trình viết thư xác nhận phỏng vấn
Trong quá trình viết thư xác nhận phỏng vấn, có một số lưu ý quan trọng để bạn cần xem xét và tuân thủ để đảm bảo thư được viết một cách chuyên nghiệp và hiệu quả:
1. Sử dụng ngôn ngữ lịch sự và chuyên nghiệp
Thư xác nhận phỏng vấn nên sử dụng ngôn ngữ lịch sự, tránh sử dụng ngôn từ không phù hợp hoặc quá thân mật.
2. Nhắc lại thông tin chính xác
Đảm bảo rằng bạn nhắc lại thông tin quan trọng như thời gian, địa điểm và vị trí phỏng vấn một cách chính xác và rõ ràng.
3. Xác định người nhận
Chắc chắn rằng bạn đã xác định rõ người nhận thư, đặc biệt là nếu có nhiều người liên quan đến việc phỏng vấn.
4. Đưa ra các yêu cầu hoặc hướng dẫn cụ thể
Nếu có bất kỳ yêu cầu hoặc hướng dẫn cụ thể nào mà ứng viên cần làm trước hoặc trong quá trình phỏng vấn, hãy đưa ra chúng một cách rõ ràng và dễ hiểu.
5. Đảm bảo sự chính xác về ngày và giờ
Đảm bảo rằng bạn đã xác nhận lại ngày và giờ phỏng vấn một lần nữa để tránh nhầm lẫn và những rắc rối không đáng có.
6. Bao gồm thông tin liên hệ
Đảm bảo rằng bạn đã đưa ra thông tin liên hệ của người liên hệ chính từ công ty để ứng viên có thể liên lạc nếu có câu hỏi hoặc vấn đề.
7. Gửi thư kịp thời
Việc gửi thư xác nhận phỏng vấn nên được thực hiện kịp thời sau khi bạn nhận được lời mời để đảm bảo rằng ứng viên có đủ thời gian chuẩn bị.
8.Kiểm tra lại lần cuối trước khi gửi
Trước khi gửi thư, hãy kiểm tra lại lần cuối nội dung để đảm bảo rằng không có lỗi chính tả hoặc sai sót.
9. Bày tỏ lòng biết ơn và tôn trọng
Cuối thư, hãy bày tỏ lòng biết ơn vì sự quan tâm của ứng viên và sự cống hiến cho quá trình tuyển dụng.
10. Sử dụng chữ ký cá nhân
Cuối cùng, hãy kết thúc thư bằng chữ ký cá nhân, bao gồm tên đầy đủ và thông tin liên hệ của bạn.
IV. Các sai lầm cần tránh khi viết thư xác nhận tham gia phỏng vấn
1. Thư cảm ơn có lỗi chính tả và lỗi ngữ pháp.
Đây là một sai lầm không thể chấp nhận và có thể làm mất đi cơ hội làm việc của bạn. Một bức thư với những sai sót như vậy sẽ khiến nhà tuyển dụng cảm thấy khó chịu và giảm điểm của bạn, dù trước đó bạn đã tạo được ấn tượng tốt trong buổi phỏng vấn.
2. Nội dung thư cảm ơn chung chung và lan man không đủ ý
Đây cũng là một sai lầm mà không ít ứng viên mắc phải. Việc gửi thư cảm ơn chỉ với mục đích “làm cho có lệ” chắc chắn sẽ không tạo được ấn tượng đáng kể cho người phỏng vấn. Thậm chí, họ có thể không nhớ rõ bạn là ai trong hàng chục ứng viên đã tham gia phỏng vấn.
3. Sử dụng mẫu thư đã có sẵn trên mạng hoặc của người khác
Một sai lầm nghiêm trọng khác khi viết thư cảm ơn sau phỏng vấn..
4. Gửi thư muộn
Không để thư xác nhận phỏng vấn bị trễ, hãy gửi nó kịp thời sau khi nhận được lời mời để đảm bảo ứng viên có đủ thời gian chuẩn bị.
5. Thiếu chữ ký cá nhân
Đừng quên kết thúc thư bằng chữ ký cá nhân, điều này giúp thư trở nên chuyên nghiệp và cá nhân hơn.
6. Sử dụng định dạng không phù hợp
Hãy đảm bảo rằng thư xác nhận được viết bằng định dạng phù hợp, không sử dụng quá nhiều màu sắc hay hình ảnh không liên quan.
7. Không kiểm tra lại lần cuối
Trước khi gửi thư, hãy kiểm tra lại lần cuối nội dung để đảm bảo không có lỗi chính tả hoặc sai sót.
8. Không cung cấp thông tin liên hệ đầy đủ
Đảm bảo rằng bạn đã cung cấp đủ thông tin liên hệ của người gửi để ứng viên có thể liên hệ hoặc đặt câu hỏi khi cần thiết.
V. Một vài mẫu về cách trả lời thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp phỏng vấn chuyên nghiệp mà bạn có thể tham khảo
Mẫu 1:
Chủ đề: [Thư mời phỏng vấn] hoặc Chủ đề: Xác nhận cuộc phỏng vấn vào [ngày và giờ] + [tên họ của bạn]
Kính gửi [Tên người nhận],
Tôi viết thư này để xác nhận rằng tôi đã được mời tham gia cuộc phỏng vấn với [Tên công ty] vào ngày [Ngày tháng năm]. Tôi gửi lời cảm ơn chân thành đến nhà tuyển dụng vì đã cung cấp cơ hội cho tôi để thể hiện khả năng và kỹ năng của mình trong buổi phỏng vấn.
Cuộc phỏng vấn của chúng ta đã diễn ra tại [Địa điểm phỏng vấn] và tôi có một cảm nhận rất tích cực về sự chuyên nghiệp và thân thiện của toàn bộ nhóm tuyển dụng. Tôi đánh giá cao sự tôn trong của bạn dành cho tôi và tất cả các câu hỏi mà bạn đã đặt ra.
Tôi muốn khẳng định rằng tôi có mối quan tâm đến vị trí [ vị trí công việc] và tôi tin rằng kinh nghiệm và kỹ năng của tôi sẽ phù hợp yêu cầu của công việc này. Tôi hy vọng rằng cuộc phỏng vấn đã chỉ ra rằng tôi có thể là một nhân viên giá trị cho [tên công ty] và tôi mong muốn có cơ hội làm việc trong môi trường này.
Nếu cần bất kỳ thông tin bổ sung nào từ phía tôi hoặc nếu bạn cần thêm tài liệu để xem xét, xin hãy cho tôi biết. Tôi mong muốn tiếp tục hỗ trợ và cung cấp thêm thông tin nếu có bất kỳ yêu cầu nào từ phía bạn.
Một lần nữa, tôi chân thành cảm ơn bạn đã cho tôi cơ hội tham gia phỏng vấn. Sự quan tâm và thời gian mà bạn dành cho tôi trong quá trình này đáng kính trọng. Tôi hướng tới việc nhận được tin tức từ bạn trong thời gian sớm nhất.
Trân trọng,
[Tên ]
[Số điện thoại]
[Địa chỉ email]
Mẫu 2:
Tiêu đề: NGUYỄN THỊ A_NHÂN VIÊN MARKETING_THƯ XÁC NHẬN PHỎNG VẤN
Dear …/Kính gửi: Công ty …
Tôi muốn bày tỏ sự vui mừng và lòng biết ơn với Quý công ty vì đã tạo cơ hội phỏng vấn cho tôi với vị trí [tên vị trí công việc].
Tôi viết thư này để xác nhận lịch hẹn phỏng vấn vào lúc … giờ … ngày … tại văn phòng công ty.
Tôi tin rằng kinh nghiệm làm việc của tôi trong lĩnh vực [tên lĩnh vực] sẽ giúp tôi trở thành một ứng viên lý tưởng cho vị trí này. Tôi rất háo hức được chia sẻ niềm đam mê và kỹ năng của mình trong công việc với anh/chị trong cuộc phỏng vấn.
Nếu Quý công ty cần bất kỳ tài liệu nào trước và trong buổi phỏng vấn, xin vui lòng thông báo cho tôi để tôi có thể chuẩn bị tốt nhất.
Tôi rất mong được gặp gỡ và thảo luận cụ thể về vị trí công việc này trong buổi phỏng vấn.
Trân trọng,
Nguyễn Thị B
Email: nguyenthib@gmail.com
SĐT: 0987xxxxxx
Mẫu 3:
Dòng tiêu đề: Xác nhận Trợ lý Hành chính Phỏng vấn Alex Hamm
Dear, Mr./Ms./Mx. {họ của nhà tuyển dụng},
Tôi xin chân thành cảm ơn vì đã trao cho tôi cơ hội phỏng vấn tại {tên công ty}. Tôi rất mong được gặp {tên người phỏng vấn} vào {ngày/tháng} lúc {thời gian}. Tôi sẽ có sẵn bản sao sơ yếu lý lịch của mình để bạn xem xét. Nếu có bất kỳ yêu cầu hoặc tài liệu gì khác mà bạn muốn tôi mang theo, xin hãy báo trước cho tôi
Tôi hiểu rằng bạn có hai văn phòng, một trên {địa chỉ} và một trên {địa chỉ}. Địa điểm tổ chức buổi phỏng vấn sẽ ở đâu? Liên quan đến việc ra vào bãi đậu xe hoặc tòa nhà, có những quy tắc cụ thể mà tôi nên biết không?
Cảm ơn bạn đã dành thời gian và một lần nữa vì đã mời tôi gặp bạn về vị trí {chức danh công việc}.
Kind regards,
{tên của bạn}
{thông tin liên hệ của bạn}
KẾT LUẬN
Trả lời thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp là kỹ năng quan trọng trong việc tìm kiếm việc làm. Nó giúp ấn tượng nhà tuyển dụng và thể hiện bản thân một cách xuất sắc. Hãy tập trung vào trình bày kỹ năng và thành tựu một cách rõ ràng, cùng thể hiện đam mê và động lực đối với công việc ứng tuyển.
Qua bài viết này, WISE English chúc bạn sẽ học hỏi được nhiều thông tin bổ ích và tìm kiếm được công việc phù hợp trong tương lai.
Đừng quên theo dõi các bài viết mới và follow ngay Fanpage, Group IELTS TIPS – Chiến Thuật IELTS 8.0+ và kênh Youtube WISE ENGLISH để học thêm nhiều bí kíp giúp bạn NÂNG BAND THẦN TỐC và chinh phục các nấc thang của IELTS bằng Phương Pháp Học Vượt Trội và Lộ Trình Cá Nhân Hóa nhé. Chúc các bạn học vui!
