Bạn đang có ý định mở trung tâm ngoại ngữ nhưng chưa rõ phải bắt đầu từ đâu? Việc đăng ký thành lập trung tâm ngoại ngữ đòi hỏi phải tuân thủ đúng các quy định pháp luật, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thực hiện theo quy trình rõ ràng.
Trong bài viết này, WISE English sẽ hướng dẫn chi tiết từ A đến Z thủ tục đăng ký trung tâm ngoại ngữ mới nhất năm 2025 – bao gồm điều kiện cần thiết, các bước chuẩn bị hồ sơ pháp lý, thời gian xử lý và những lưu ý quan trọng để giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và sớm đưa trung tâm vào hoạt động hợp pháp.
I. Giới thiệu thủ tục đăng ký trung tâm ngoại ngữ
Trong bối cảnh nhu cầu học ngoại ngữ ngày càng tăng cao, việc mở trung tâm ngoại ngữ là lựa chọn hấp dẫn đối với nhiều cá nhân và tổ chức. Tuy nhiên, để hoạt động hợp pháp tại Việt Nam, trung tâm cần phải thực hiện đầy đủ các thủ tục đăng ký theo quy định của pháp luật. Đây là bước bắt buộc nhằm đảm bảo tính minh bạch, hợp pháp trong quá trình hoạt động.
Giấy phép thành lập không chỉ là cơ sở pháp lý cần thiết mà còn là yếu tố quan trọng giúp trung tâm xây dựng uy tín, tạo niềm tin với học viên và phụ huynh. Một trung tâm có đầy đủ giấy tờ pháp lý sẽ dễ dàng triển khai các chiến lược quảng bá, mở rộng quy mô và duy trì hoạt động bền vững.
Với mục tiêu hỗ trợ bạn hiểu rõ quy trình này, bài viết sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước trong thủ tục đăng ký trung tâm ngoại ngữ – từ điều kiện cần đáp ứng, hồ sơ cần chuẩn bị đến quy trình xét duyệt của cơ quan chức năng.
📌 Có thể bạn muốn biết: [CHI TIẾT] Quy trình nhượng quyền trung tâm tiếng Anh đầy đủ nhất
II. Điều kiện để được cấp giấy phép hoạt động trung tâm ngoại ngữ
Để được cấp giấy phép hoạt động, cá nhân hoặc tổ chức cần đáp ứng một số điều kiện cụ thể về người điều hành, nhân sự, cơ sở vật chất và chương trình đào tạo. Việc chuẩn bị kỹ các điều kiện này không chỉ giúp hoàn thiện thủ tục đăng ký trung tâm ngoại ngữ mà còn tạo nền tảng cho hoạt động lâu dài và bền vững.
1. Đối tượng được phép đăng ký
Hiện nay, cá nhân hoặc tổ chức trong nước đều có thể thực hiện thủ tục thành lập trung tâm ngoại ngữ. Trong trường hợp có yếu tố nước ngoài (như nhà đầu tư hoặc liên kết quốc tế), cần tuân thủ thêm các quy định đặc thù về vốn, pháp lý và đối tác theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Người đứng tên đăng ký phải có đầy đủ năng lực pháp lý và hành vi dân sự, không thuộc các trường hợp bị cấm thành lập hoặc điều hành tổ chức giáo dục.
2. Điều kiện đối với Giám đốc trung tâm ngoại ngữ
Giám đốc trung tâm là người điều hành trực tiếp mọi hoạt động của trung tâm, chịu trách nhiệm trước pháp luật và cơ quan quản lý nhà nước. Theo Thông tư 21/2018/TT-BGDĐT, người giữ chức danh này cần đáp ứng các yêu cầu sau:
- Có năng lực quản lý, nhân thân tốt, không bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc đang trong thời gian thi hành án.
- Có bằng đại học ngoại ngữ, hoặc bằng đại học bất kỳ kèm chứng chỉ ngoại ngữ từ bậc 3 trở lên theo Khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam (hoặc tương đương).
- Có kinh nghiệm quản lý, điều hành trong lĩnh vực giáo dục – đào tạo.
Như vậy, để thuận lợi trong thủ tục đăng ký trung tâm ngoại ngữ, người giữ vị trí Giám đốc cần đảm bảo cả hai tiêu chí: trình độ chuyên môn và năng lực quản lý.
3. Điều kiện đối với giáo viên giảng dạy
Giáo viên là yếu tố then chốt quyết định chất lượng đào tạo của trung tâm. Tùy đối tượng mà các yêu cầu sẽ khác nhau
Giáo viên người Việt Nam:
- Có bằng cao đẳng sư phạm ngoại ngữ trở lên; hoặc
- Có bằng cao đẳng ngoại ngữ và chứng chỉ nghiệp vụ sư phạm.
Giáo viên người nước ngoài:
- Có bằng cao đẳng trở lên và chứng chỉ đào tạo dạy ngoại ngữ;
- Có bằng đại học và chứng chỉ năng lực ngoại ngữ bậc 5 trở lên theo khung năng lực của Việt Nam hoặc tương đương (TOEFL, IELTS, CELTA…).
Trung tâm phải bố trí tỷ lệ giáo viên phù hợp, không quá 25 học viên/1 giáo viên/ca học. Việc đảm bảo tiêu chuẩn giáo viên ngay từ đầu sẽ giúp trung tâm thuận lợi hơn trong quá trình thẩm định hồ sơ đăng ký.
4. Điều kiện về cơ sở vật chất
Cơ sở vật chất là một phần quan trọng trong quá trình xin cấp phép trung tâm ngoại ngữ. Một trung tâm đạt chuẩn cần đáp ứng các tiêu chí sau:
- Có ít nhất 2 phòng học, mỗi phòng đảm bảo diện tích tối thiểu 1,5m²/học viên, được trang bị đầy đủ bàn ghế, bảng viết, đèn chiếu sáng…
- Có phòng giám đốc, phòng tư vấn/lễ tân và khu vực chờ.
- Có tài liệu giảng dạy, thiết bị hỗ trợ học tập (máy chiếu, loa, máy tính…) và thư viện (nếu có).
Đảm bảo an toàn về phòng cháy chữa cháy:
- Trung tâm quy mô nhỏ cần có biên bản kiểm tra PCCC;
- Trung tâm quy mô lớn phải được duyệt thiết kế PCCC bởi cơ quan có thẩm quyền.
Trang bị cơ sở vật chất đầy đủ không chỉ giúp trung tâm được cấp phép mà còn tạo sự tin tưởng cho học viên khi lựa chọn học tập.
Trước khi bắt đầu các thủ tục đăng ký, bạn nên tìm hiểu thật kỹ về điều kiện và thủ tục mở trung tâm dạy học. Việc chuẩn bị đầy đủ kiến thức về các yêu cầu pháp lý và quy trình cần thiết không chỉ giúp bạn tránh những thiếu sót không đáng có mà còn góp phần rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ và tăng tỷ lệ được cấp phép thành công.
III. Thủ tục các bước đăng ký thành lập trung tâm ngoại ngữ
Để trung tâm ngoại ngữ được phép hoạt động hợp pháp tại Việt Nam, chủ đầu tư cần thực hiện đúng thủ tục đăng ký trung tâm ngoại ngữ theo quy định của pháp luật. Dưới đây là các bước cơ bản cần thực hiện
1. Bước 1: Đăng ký kinh doanh
Trước khi tiến hành xin cấp phép hoạt động giáo dục, nếu cá nhân hoặc tổ chức chưa có tư cách pháp nhân, cần thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh.
Hồ sơ được nộp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư của địa phương nơi đặt trụ sở chính để xin Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Đây là cơ sở pháp lý đầu tiên để tiếp tục các bước đăng ký hoạt động trung tâm ngoại ngữ.
2. Bước 2: Chuẩn bị và nộp hồ sơ xin giấy phép hoạt động
Sau khi đã có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (nếu cần), bước tiếp theo trong thủ tục đăng ký trung tâm ngoại ngữ là chuẩn bị hồ sơ xin cấp phép hoạt động giáo dục.
Hồ sơ gồm các loại giấy tờ như: đề án thành lập trung tâm, tài liệu chứng minh cơ sở vật chất, danh sách giáo viên, nội dung chương trình giảng dạy…
Người đại diện có thể nộp hồ sơ tại Sở Giáo dục và Đào tạo thông qua cổng dịch vụ công trực tuyến, gửi qua đường bưu điện hoặc trực tiếp đến bộ phận một cửa của Sở.
3. Bước 3: Thẩm định hồ sơ và cơ sở vật chất
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Sở Giáo dục và Đào tạo sẽ tổ chức thẩm định toàn diện, bao gồm:
- Kiểm tra tính pháp lý và hợp lệ của hồ sơ.
- Thẩm định thực tế tại trung tâm về phòng học, trang thiết bị, an toàn phòng cháy chữa cháy, vệ sinh môi trường…Đây là bước quan trọng nhằm đảm bảo trung tâm đủ điều kiện hoạt động theo đúng quy định.
3. Bước 4: Nhận giấy phép hoạt động
- Nếu hồ sơ hợp lệ và trung tâm đáp ứng đầy đủ yêu cầu, Sở Giáo dục và Đào tạo sẽ cấp giấy phép hoạt động giáo dục ngoại ngữ.
- Thời gian xử lý trung bình là 20–30 ngày làm việc, tùy theo quy định và tốc độ xử lý của từng địa phương.
Để hoàn tất thủ tục đăng ký trung tâm ngoại ngữ, việc chuẩn bị hồ sơ đúng và đủ là bước cực kỳ quan trọng. Nếu bạn chưa rõ cần chuẩn bị những giấy tờ gì, có thể tham khảo mẫu hồ sơ thành lập trung tâm ngoại ngữ chi tiết để tiết kiệm thời gian và tránh thiếu sót khi nộp.
IV. Thẩm quyền thành lập trung tâm ngoại ngữ
Căn cứ Khoản 1 Điều 44 Nghị định 125/2024/NĐ-CP quy định về điều kiện đầu tư và hoạt động trong lĩnh vực giáo dục quy định:
- Hội đồng đại học, học viện; hội đồng trường đại học, trường cao đẳng sư phạm quyết định thành lập trung tâm trong khuôn viên nhà trường.
- Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo quyết định thành lập các trung tâm trực thuộc; cho phép thành lập các trung tâm trực thuộc đại học, học viện, trường đại học, trường cao đẳng sư phạm nằm ngoài khuôn viên nhà trường; cho phép thành lập các trung tâm theo đề nghị của tổ chức, cá nhân.
ĐĂNG KÝ CHUYỂN GIAO
V. Lưu ý quan trọng khi đăng ký thành lập trung tâm ngoại ngữ
Để quá trình thực hiện thủ tục đăng ký trung tâm ngoại ngữ diễn ra suôn sẻ, hợp pháp và tiết kiệm thời gian, chủ đầu tư cần lưu ý một số điểm quan trọng.
1. Thời gian xử lý hồ sơ
Thông thường, sau khi nộp đầy đủ hồ sơ hợp lệ tại Sở Giáo dục và Đào tạo, thời gian xử lý và cấp phép hoạt động trung tâm ngoại ngữ dao động từ 20 đến 30 ngày làm việc. Tuy nhiên, thời gian này có thể thay đổi tùy thuộc vào từng địa phương, khối lượng công việc của cơ quan chức năng và độ phức tạp của hồ sơ.
Vì vậy, để tránh bị chậm trễ, người nộp hồ sơ nên kiểm tra kỹ các giấy tờ trước khi nộp và theo dõi thường xuyên tiến độ xử lý qua cổng dịch vụ công hoặc liên hệ trực tiếp với bộ phận tiếp nhận.
2. Các chi phí liên quan
Khi thực hiện thủ tục đăng ký mở trung tâm ngoại ngữ, nhà đầu tư cần chuẩn bị kỹ lưỡng về mặt tài chính để tránh phát sinh rủi ro trong quá trình triển khai. Các chi phí mở trung tâm bạn cần biết bao gồm:
- Lệ phí nộp hồ sơ đăng ký hoạt động giáo dục (tùy theo quy định của từng địa phương).
- Chi phí chuẩn bị hồ sơ pháp lý, đặc biệt nếu bạn thuê dịch vụ tư vấn hoặc luật sư để hỗ trợ thủ tục.
- Chi phí đầu tư cơ sở vật chất như phòng học, bàn ghế, bảng viết, máy chiếu, thiết bị dạy học,… nhằm đáp ứng các điều kiện được cấp phép hoạt động.
- Chi phí liên quan đến giấy tờ pháp lý bổ sung, bao gồm: giấy chứng nhận phòng cháy chữa cháy, vệ sinh an toàn, chứng nhận cơ sở phù hợp với quy chuẩn giáo dục,…
- Ngoài ra, có thể phát sinh thêm các khoản khác như chi phí thuê mặt bằng, thiết kế bảng hiệu, tuyển dụng nhân sự ban đầu,…
Việc nắm rõ và dự trù đầy đủ các chi phí mở trung tâm bạn cần biết ngay từ đầu sẽ giúp bạn chủ động hơn về ngân sách và đảm bảo quá trình thành lập trung tâm diễn ra thuận lợi, đúng kế hoạch.
3. Cập nhật thông tin và thay đổi sau khi được cấp phép
Sau khi trung tâm ngoại ngữ được cấp phép hoạt động, mọi thay đổi liên quan đến: tên trung tâm, địa điểm hoạt động, người đại diện pháp luật, chương trình đào tạo… đều phải được cập nhật và thông báo lại với Sở Giáo dục và Đào tạo theo đúng quy định.
Việc không cập nhật thông tin kịp thời có thể dẫn đến vi phạm hành chính hoặc bị đình chỉ hoạt động. Do đó, việc theo dõi và tuân thủ quy trình quản lý sau cấp phép là một phần không thể tách rời của thủ tục đăng ký trung tâm ngoại ngữ một cách chuyên nghiệp và bền vững.
>>> Thao khảo ngay [CHI TIẾT] Bí quyết để khởi nghiệp mở trung tâm ngoại ngữ thành công
VI. Những câu hỏi thường gặp khi làm thủ tục đăng ký trung tâm ngoại ngữ
1. Ai có quyền đăng ký trung tâm ngoại ngữ?
Cá nhân, tổ chức trong nước hoặc có yếu tố nước ngoài đều có thể đứng tên đăng ký trung tâm ngoại ngữ, miễn là đáp ứng các điều kiện theo quy định. Người đăng ký cần có đầy đủ năng lực pháp lý, nhân thân tốt và không thuộc các trường hợp bị cấm theo luật.
2. Đăng ký trung tâm ngoại ngữ mất bao lâu?
Thông thường, thời gian xử lý hồ sơ cấp phép trung tâm ngoại ngữ dao động từ 20–30 ngày làm việc (tùy theo từng địa phương). Quá trình này bao gồm nộp hồ sơ, thẩm định và cấp giấy phép hoạt động.
3. Có cần đăng ký kinh doanh trước không?
Nếu trung tâm được thành lập bởi doanh nghiệp hoặc cá nhân muốn hoạt động theo mô hình kinh doanh có thu, thì việc đăng ký kinh doanh là bắt buộc trước khi tiến hành các bước xin giấy phép hoạt động giáo dục. Trường hợp trung tâm hoạt động phi lợi nhuận thuộc tổ chức công lập thì có thể không cần bước này.
4. Hồ sơ bị từ chối thì phải làm gì?
Nếu hồ sơ bị từ chối, cơ quan chức năng sẽ nêu rõ lý do bằng văn bản. Lúc này, bạn cần chỉnh sửa hoặc bổ sung theo yêu cầu và nộp lại hồ sơ. Việc theo dõi sát quá trình xét duyệt và phản hồi kịp thời sẽ giúp tránh kéo dài thời gian xử lý.
VII. Tổng kết
Việc thành lập một trung tâm ngoại ngữ không chỉ là bước khởi đầu cho hành trình kinh doanh trong lĩnh vực giáo dục, mà còn đòi hỏi bạn phải nắm vững các quy định pháp luật và thực hiện đầy đủ thủ tục đăng ký trung tâm ngoại ngữ đúng theo yêu cầu. Hy vọng qua bài viết này, WISE English đã giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về điều kiện cần có, quy trình thực hiện và những lưu ý quan trọng để chuẩn bị hồ sơ đúng chuẩn, tiết kiệm thời gian và chi phí.
Email: tuyensinh@wiseenglish.vn
