Traning tổ chức sự kiện là một phần không thể thiếu tại WISE, chắc hẳn ai trong chúng ta cũng một lần từng xem Táo Quân cuối năm, hoặc bạn đã từng biết đến Thúy Nga Paris By Night rồi nhỉ.
Bạn nghĩ sao về những chương trình này? Những chương trình này hầu hết mang lại niềm vui và tiếng cười cho khán giả, bên cạnh đó cũng có những giây phút lắng đọng, lấy đi những giọt nước mắt của người xem.Có bao giờ bạn tự hỏi rằng làm sao mà người ta có thể nghĩ ra được một chương trình hay và có ý nghĩa đến vậy không?
Hoặc nếu bạn là những thanh niên có niềm đam mê âm nhạc hay có những idol của riêng mình, bạn có bao giờ trầm trồ với những buổi concert của thần tượng mình chưa?
Người đứng trên sân khấu đã bỏ ra rất nhiều công sức để đem đến cho bạn một bản trình diễn đầy chuyên nghiệp. Nhưng bạn có biết để tổ chức được một chương trình như thế cần có sự chuẩn bị công phu như thế nào không?
Đương nhiên, để khán giả có được những dòng cảm xúc thăng hoa như vậy, cần có cả một đội ngũ nhân sự và một quy trình tổ chức đầy tâm huyết với lượng chất xám khổng lồ đổ vào đó.
Không những chương trình ca hát mà những hoạt động như khai trương, hội thảo du học, những buổi lễ tri ân khách hàng hay những chương trình giới thiệu sản phẩm mới,.. cũng vậy. Chúng được gọi chung với cái tên mỹ miều là sự kiện.
Vậy bạn có biết tổ chức được một sự kiện sẽ cần làm những gì không? Nó phức tạp hơn những gì bạn nghĩ nhiều đấy. Có thể nhiều người sẽ nghĩ rằng, đơn giản chỉ cần thuê một dịch vụ tổ chức sẵn, gửi cho họ ý tưởng rồi mặc kệ họ, đến ngày mình chỉ việc tham gia thôi. Vậy nếu muốn tự mình làm một sự kiện thì sẽ cần những gì? Đó là cả một quá trình đấy bạn ạ!
Trước khi tổ chức sự kiện, bạn nên định hình sự kiện mình sẽ tổ chức như thế nào theo tư duy mô hình 5W1H rồi sau đó mới có thể lên ý tưởng cho một chương trình sự kiện được.
Để chạy được một chương trình hoàn chỉnh cần trải qua rất nhiều bước từ tổng thể đến chi tiết. Vì thế việc được cung cấp đầy đủ kiến thức trước khi thực hiện sẽ rất cần thiết, điều này giúp bạn hạn chế được một số lỗi khi tổ chức sự kiện. Đó cũng là lý do vì sao WISE đã có buổi training về chủ đề “Tổ chức sự kiện” do chính chị Ngọc training. Buổi học này xoay quanh những vấn đề sau:
I. Tổng quan sự kiện: Khái niệm, phân loại, một số sự kiện ở công ty, tư duy tổ chức sự kiện qua mô hình 5W.
a. Khái niệm
Sự kiện (hay còn gọi là event) có thể được hiểu là các hoạt động của con người có chủ đích diễn ra tại một thời điểm, một địa điểm nhất định. Tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp xác định nào đó. Từ đó, tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia.
b. Các loại hình tổ chức sự kiện
- Các sự kiện liên quan đến kinh doanh
- Các hoạt động sự kiện của doanh nghiệp như các ngày lễ kỷ niệm, sự kiện tri ân, tiệc cuối năm,…
- Sự kiện trong lĩnh vực thể thao
- Các sự kiện triển lãm, trưng bày, giới thiệu sản phẩm,…
- Các sự kiện liên quan đến buôn bán hàng hóa
- Sự kiện liên hoan, lễ hội
- Các sự kiện hòa nhạc, đêm nhạc hòa tấu
- Các sự kiện hoạt động mang tính chất giải trí
- Các hoạt động sự kiện phim ảnh
- Sự kiện hội thảo, hội nghị
- Các hoạt động sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm
c. Tư duy tổ chức sự kiện qua mô hình 5W.
Why
Từ Why đề cập đến mục đích chính sự kiện. Hãy nhờ nó đưa ra những điều bạn muốn đạt được từ sự kiện. Có thể là bạn muốn tổ chức sự kiện để quảng bá tên tuổi, hình ảnh, thương hiệu; tăng doanh thu hay giới thiệu sản phẩm/ dịch vụ mới của công ty…
Sau khi xác định mục tiêu rõ ràng, bạn hãy bắt đầu lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Bước này vô cùng quan trọng vì nó cung cấp cho bạn các công việc cần thực hiện để có thể hoàn thành mục tiêu nhanh chóng và đạt hiệu quả cao nhất.
What
When
– Thời gian tổ chức không trùng với bất kỳ sự kiện lớn và quan trọng nào.
– Đối với sự kiện tổ chức ngoài trời, diễn biến về thời tiết cần phải được cập nhật.
Where
Where dùng để biểu đạt nơi nào sẽ diễn ra sự kiện. Để sự kiện thành công, địa điểm tổ chức sự kiện phải được bố trí thuận tiện tối đa về giao thông cho khách mời, cũng như phải phù hợp với ý tưởng, với mục đích chính của sự kiện.
Who
Who mang đến cho bạn những gợi ý về đối tượng tham dự. Bạn có thể biết rõ bằng cách trả lời các câu hỏi: Bạn sẽ tổ chức sự kiện cho ai, nhà tài trợ, đối tác, hay khách hàng? Những đối tượng nào bạn mong muốn tham gia vào sự kiện?
How
Thông qua How, đơn vị tổ chức sự kiện sẽ biết cách tiến hành sự kiện thế nào là tốt nhất. Điều này phụ thuộc vào loại hình sự kiện (tổ chức hội nghị hội thảo, tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới, tổ chức lễ khai trương…), yêu cầu của khách hàng hay ý tưởng của người tổ chức.
II. Quy trình tổ chức sự kiện:
- Lấy ý kiến khách hàng/ sếp/ bản thân/ đối tác.
- Phân tích các yêu cầu.
- Sắp xếp các thông tin → Lập kế hoạch, thiết kế chương trình.
- Kiểm tra, đánh giá, thống nhất, phê duyệt.
- Triển khai thực hiện.
- Báo cáo, đánh giá, tổng kết, rút kinh nghiệm.
III. Kế hoạch tổ chức sự kiện:
Kế hoạch, xác định các mục tiêu, ngân sách thực hiện trong tổ chức sự kiện.
IV. Triển khai thực hiện:
Kế hoạch tổng thể, kế hoạch truyền thông, lập kịch bản chương trình, lập sơ đồ bố trí nhân sự (HR map), sơ đồ khu vực sự kiện (Layout), lập danh sách các vật dụng cần chuẩn bị (Checklist), báo cáo sau chương trình (Report).
Và những kiến thức chị Ngọc đã truyền dạy đã được toàn thể nhân viên áp dụng ngay để tổ chức nên một buổi Year End Party với nhiều cung bậc cảm xúc khác nhau. Ngay sau khi được training, mọi người đã cùng nhau bắt tay vào chuẩn bị cho sự kiện. Từng tiết mục văn nghệ, từng chi tiết trang trí, sắp xếp bàn ghế, bố trí sân khấu,…tất cả đều được tập thể chuẩn bị một cách chu đáo nhất có thể. Cũng vì cùng nhau trải qua toàn bộ quy trình như vậy mà mọi người dần trở nên gần gũi, đoàn kết hơn.
Mặc dù vẫn còn những sai sót nhưng nó khiến mọi người trưởng thành hơn, gắn kết hơn rất nhiều. Điều này sẽ trở thành một kỷ niệm ý nghĩa, đáng trân trọng đối với tất cả Wiser. Và về sau, WISE ENGLISH sẽ tự tin tổ chức bất cứ sự kiện nào tại Trung tâm và những sự kiện do WISE tự tay tổ chức sẽ ngày càng thành công hơn, hoàn hảo hơn nữa!
